10 Tipps zur Bewältigung der Mailflut

Wir kennen es alle und wir erleben es alle jeden Tag: Unser elektronischer Postkorb ist gefüllt mit vielen neuen Nachrichten die beantwortet werden wollen. Wenn Ihre elektronische Post Ihren Arbeitsalltag dominiert, sollten Sie sofort reagieren. Die folgenden 10 Tipps können Sie sofort umsetzen und sich damit „ent-stressen“.

 

 

  1. Lesen und beanworten Sie nur alle 2 Stunden Ihre Mails
  2. Arbeiten Sie Ihre Mails immer im Block ab und planen Sie dafür feste Zeiten ein
  3. Schalten Sie die Desktopbenachrichtung ab (sie lenkt nur ab)
  4. Handeln Sie häufiger nach dem Sofort-Prinzip
    (Erledigungaufwand nicht länger als 5 bis 10 Minuten)
  5. Arbeiten Sie nach AHA-System (L. Seiwert)
    Abfall = Mails sofort löschen
    Handeln = Kleinigkeiten sofort erledigen. Alles andere in Termine und Aufgaben umwandeln und terminieren
    Ablage = ablegen bzw. archivieren
  6. Arbeiten Sie verstärkt mit Aufgaben und erstellen Sie sich Ihre elektronischen To-Do-Listen mit Fälligkeiten und Erinnerungen
  7. Formulieren Sie den Mailbetreff kurz und prägnant
  8. Schreiben Sie einen kurzen Mailtext und formulieren Sie in klaren Worten
  9. Behandeln Sie in einer Mail immer nur ein Thema
  10. Werben Sie auch bei Ihren Kolleginnen und Kollegen für diese Tipps

Bild: fotomek / www.fotolia.de

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