Werden Sie Herr Ihrer Zettelwirtschaft – Evernote als virtuelles Gedächtnis

Vielleicht kennen Sie das Bild: Auf dem Schreibtisch liegen Zettelchen, am Monitor kleben Post-its und auf dem Smartphone schlummern Notizen und Erinnerungen? Vielleicht ist diese Beschreibung etwas übertrieben, aber viele Menschen haben tatsächlich Probleme, ihre Notizen, Aufgaben, Adressen und Erinnerungen zu organisieren und zu archivieren. Da muss dann schon mal der Rand des Monitors herhalten. Doch es geht viel einfacher.

Zum Beispiel mit Evernote. Evernote ist eine Anwendung, die Menschen dabei hilft, Notizen, Informationen, Dokumente, Aufgaben etc. systematisch an einem Ort abzulegen und zu archivieren. Die Anwendung ist kostenlos und zurzeit für Windows 7 und 8, Mac OS X, iOS, Android, Windows Phone, Blackberry und WebOS (über App Catalog) verfügbar.

Dadurch, dass Evernote nahezu auf jeder Plattform und jedem Gerät nutzbar ist, haben Sie mit wenigen Klicks das abgelegt, was Ihnen gerade einfällt – egal, was Sie gerade tun, wo Sie gerade sind oder welches Gerät Sie gerade nutzen.

Evernote ist im Grunde nichts anderes, als eine virtuelle Kiste mit vielen Fächern. Dort legen Sie bildlich gesprochen Ihre Zettel und Post-its einfach rein. Das Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen und Dokumenten wird zum Kinderspiel.

Download und Installation

Die Softwareversionen erhalten Sie direkt bei Evernote unter http://evernote.com/intl/de/evernote/, die Apps in den entsprechenden Shops Ihres Betriebssystems. Wenn Sie keine Software auf Ihren PC oder Mac installieren wollen,  können Sie Evernote im Browser als webbasierte Anwendung nutzen.
Für den Einsatz müssen Sie sich einmalig registrieren und ein Nutzerkonto anlegen.

Die Basisvariante ist kostenlos und beinhaltet bereits viele Funktionen. Die Premiumvariante kostet 5,00 € pro Monat oder 40,00 € pro Jahr und bietet noch mehr Funktionen, z.B. das Bearbeiten von Dokumenten auf dem Tablet-PC oder Smartphone ohne Internetzugang (lokales Arbeiten). Zudem erhält man 1 GB Upload-Kapazität pro Monat und eine maximale Notizgröße von 100 MB. Zunächst reicht die Basisvariante aber aus.

Tipp: Telekom Kunden erhalten in Sonderaktionen immer wieder Gratis-Monate einer Premium-Mitgliedschaft. Zurzeit ist sie sogar ein Jahr kostenlos. Mehr Infos unter https://evernote.telekom-dienste.de/

Die Struktur: Notizbücher und Notizen

Von der Systematik her ist Evernote in Notizbücher und Notizen untergliedert. Jedes Notizbuch kann nun mit Notizen (Ihre Post-its) und anderen Dokumenten (PDF, Bilder, Sprachnotizen, E-Mails) gefüllt werden.  Evernote weiß mit Inhaltstypen umzugehen, ob es sich nun um eine von Ihnen verfasste Notiz, einen von einer Website stammenden Ausschnitt oder eine erinnerungswürdige E-Mail handelt.

Von der obersten Notizbuch-Ebene aus können Sie noch eine Ebene tiefer weitere Notizbücher anlegen, die dann sozusagen unter einem Haupt-Notizbuch gesammelt werden.

Notizen anlegen

Das einfachste Objekt ist eine Text-Notiz. In der Windows-Version geht das z.B. über die rechte Maustaste. Es öffnet sich eine neue Notiz, in die Sie Texte eintragen, Bilder oder Links einfügen können. Mit dem WYSIWYG Editor können Sie Ihre Notizen formatieren.

Per Drag & Drop füttern

Externe Dokumente können Sie per Drag und Drop direkt in das entsprechende Notizbuch bei Evernote ziehen. Das geht mit fast allen Dateiformaten.

E-Mails weiterleiten

Auch E-Mails und Anhänge können Sie in Evernote sammeln. Dazu leiten Sie die entsprechen E-Mail an eine Adresse weiter, die Evernote für Sie bei der Installation eingerichtet hat. Die verschickten Texte und Anhänge landen dann normalerweise in einem Standard-Notizbuch, das Sie zu Anfang definiert haben. Sie können aber mit der Betreffzeile der E-Mail steuern, in welchem Notizbuch Ihre E-Mail landen soll. Geben Sie dazu hinter dem @ den Namen des betreffenden Notizbuches an, z.B. @Archiv.

Webinhalte clippen

Evernote bietet für die gängigen Browser (Chrome, Safari, Firefox, Opera und Internet Explorer) eine Extension (Plugin Erweiterung) an, mit der Sie mühelos Inhalte von

Webseiten in Evernote ablegen können. Sie müssen dazu den gewünschten Abschnitt der Website markieren und anschließend auf eine Schaltfläche in der Symbolleiste des Browsers klicken.

Wichtig ist, dass Sie all Ihre Notizen und Dokumente von Anfang an verschlagworten, dann können Sie diese später über die Schlagwortsuche leicht finden.

Evernote-Synchronisierung

Wie ich bereits erwähnte, spielt Evernote seine wahren Stärken erst aus, wenn Sie die Anwendung auf allen Geräten installiert haben. Durch eine automatische Synchronisierung (auch manuell zu starten) werden dann alle Notizbücher, Notizen und sonstige Inhalte auf allen Geräten auf dem aktuellsten Stand gehalten.

Die Evernote Mobilversionen

Die Mobilversionen sind im Vergleich zu den Desktop-Versionen von der Oberfläche und der Nutzung her anders. Doch die Grundfunktionen sind immer gleich.

Besonders interessant ist z.B. eine Funktion, bei der Evernote – nach vorheriger Genehmigung versteht sich – auf den Terminkalender und die Ortungsfunktion Ihres Smartphones  zugreift. Wenn Sie dann eine Notiz anlegen, erkennt Evernote, wo Sie sich aufhalten und ob Sie bei einem Termin sind, den Sie im Kalender eingetragen haben.

Als Titel schlägt Evernote Ihnen z.B. dann vor:

„Notiz von CeBIT 2013“ oder „Notiz von Suestrastraße 91 in Süsterseel“

Das ist sehr praktisch, wenn es schnell gehen muss.

Ebenfalls sehr praktisch ist eine Sprachmemo-Funktion innerhalb einer Notiz. Einfach starten und Ihre Erinnerung oder Information aufsprechen, kurz kategorisieren und speichern. Zuhause können Sie sich die Notiz am PC dann anhören und niederschreiben.

Erweiterungen und Apps

Evernote ist so beliebt und weit verbreitet, dass der Hersteller selbst und weitere Drittanbieter viele Anwendungen und eigene mobile Apps entwickelt haben, die Evernote zu einem fast unverzichtbaren Werkzeug  für die tägliche Arbeit werden lassen.

Eine Übersicht der Apps finden Sie unter http://appcenter.evernote.com/de

Evernote kann z.B. mit Handschriften Apps wie Bamboo Paper oder Penultimate verknüpft werden, so dass Ihre Notizen oder Zeichnungen dort schnell in Evernote Notizbüchern landen. Auch einige Office-Anwendungen bieten eine Schnittstelle zu Evernote. Per IFTTT können Sie Bilder oder Dateien direkt in ein Evernote Notizbuch transportieren. Selbst Notizen von Flipcharts oder Whiteboards, die Sie nach einem Meeting speichern wollen, können Sie per App in Evernote packen.
Im Prinzip gibt es fast für jeden Anwendungsfall eine App, die Ihnen hilft, die Information in Ihr virtuelles Gedächtnis zu schaffen.

Tja, liebe Leser, ich könnte noch Stunden über Evernote erzählen, so mächtig ist dieses Werkzeug. Aber das hier sollte reichen, um Sie zu überzeugen. Oder nicht?

Datenschutz

Ach ja, da war der Datenschutz. Evernote ist schließlich ein Unternehmen mit Sitz in den USA. Dort lagern sicher auch Ihre Daten.

Natürlich können Sie nicht sicher sein, welche Daten in welchem Umfang von NSA & Co. mitgelesen werden. Im Grunde verspricht Evernote wie alle anderen Unternehmen, mit Ihren Daten sorgsam umzugehen.

Wenn Sie wissen wollen, was Evernote mit Ihren Daten macht, lesen Sie die Datenschutzrichtlinie in der Version ab 6. Januar 2014 unter http://evernote.com/intl/de/legal/privacy.php

Ein Lese-Tipp zum Abschluss: Der Blogger Ivan Blatter hat über seine Hassliebe zu Evernote berichtet.

© frogmo9 – Fotolia.com

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