Warum Chefs glauben, ihre Mitarbeiter würden immer an der falschen Sache arbeiten

Sind Sie mit der Leistung Ihrer Mitarbeiter zufrieden? Oder gehören auch Sie zu denen, die sich regelmäßig darüber ärgern, dass ihre Mitarbeiter einfach nicht effizient arbeiten, weil sie sich scheinbar auf die falschen Sachen konzentrieren, falsche Prioritäten setzen und falsche Entscheidungen treffen? Und das vor allem dann, wenn es mal wieder „an allen Ecken und Enden brennt“? Wurden auch in Ihrem Unternehmen Ziele immer mal wieder nicht erreicht? Wurden Kosten überschritten? Haben sich unnötige Revisions- und Korrekturarbeiten im gleichen Maße gehäuft wie die Rückmeldungen verärgerter Kunden, die sich über nicht eingehaltene Termine beschwerten oder mit dem Produkt bzw. der Dienstleistung unzufrieden waren? Und obendrein waren Ihre Mitarbeiter nahezu dauerfrustriert, weil sie das Gefühl hatten, sowieso immer alles falsch zu machen?

Es mag für Sie vielleicht nur schwer vorstellbar sein, aber es geht auch anders! Es kommt nur darauf an, die richtigen Vorkehrungen zu treffen.

Grundlegend: Auf die richtige Reihenfolge kommt es an!

Das Ziel bestimmt den Weg: Wenn Sie Ihr Ziel nicht kennen, werden Sie trotz größter Anstrengung immer in die falsche Richtung laufen! Klingt ebenso einfach wie banal, ist es aber nicht, wenn man sich die beiden – leider allzu oft synonym verwendeten − Begriffe „Effizienz“ und „Effektivität“ einmal genauer anschaut.

Eine Aufgabe effektiv anzugehen heißt zu entscheiden, was konkret zu tun ist! Was ist das Ziel? Dabei effizient vorzugehen bedeutet, eine Methode zu finden, um dieses Ziel möglichst einfach und schnell zu erreichen. Wie sieht der Weg zum Ziel genau aus? Der springende Punkt ist die Reihenfolge: Zuerst muss das Ziel klar sein, dann überlegt man sich, welchen Weg man geht!

Das A und O: Sauber definierte und verständlich kommunizierte Ziele und Visionen!

Wenn Ihre Mitarbeiter häufig an den falschen Sachen arbeiten, sind ihnen meist die Ziele nicht klar. Und genau hier kommen Sie als Unternehmer und Führungskraft ins Spiel, denn es ist IHRE Aufgabe, die Richtung vorzugeben und für Orientierung zu sorgen, indem Sie Ihre Vision und Ihre Ziele klar und eindeutig definieren und ständig thematisieren. Nur wenn Ihre Mitarbeiter wirklich zu jedem Zeitpunkt wissen, um was es geht, worauf es ankommt und was wirklich wichtig ist, werden sie in der Lage sein, wirklich effizient zu arbeiten.

Wegweisend: Der Blick aus dem Helikopter!

„Nachdem wir das Ziel endgültig aus den Augen verloren hatten, verdoppelten wir unsere Anstrengungen“,  bemerkte einst der amerikanische Schriftsteller Mark Twain. Volltreffer! Denn das ist genau das, was Ihre Mitarbeiter tun, wenn ihnen der Blick für das große Ganze verlorengeht. Getrieben von Zeit- und Leistungsdruck arbeiten sie einfach „blind“ drauf los – ohne vorher zu überlegen, was das eigentliche Ziel ihrer Arbeit ist. Abhilfe schafft hier ein Perspektivwechsel bzw. ein imaginärer Flug mit dem Hubschrauber, der es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, ihre Aufgabe aus der Vogelperspektive zu betrachten und sich dabei ganz bewusst zu fragen: Entspricht das, was ich gerade tue, der Aufgabe, die ich gestellt bekommen habe? Habe ich überhaupt richtig verstanden, worum es geht? Habe ich das Ziel verinnerlicht? Bin ich effektiv – oder versuche ich nur, auf Teufel komm ‚raus effizient zu sein?

Wer seine Mitarbeiter regelmäßig dazu ermuntert, eine Runde mit dem Hubschrauber zu drehen und dabei selbst mit gutem Beispiel vorangeht, wird schnell feststellen, dass diese kleine „Auszeit“ überaus gut investiert ist, weil grobe Fehler vermieden werden und unnötige Nacharbeiten entfallen.

Ausschlaggebend: Klare Prioritäten setzen!

Welcher Chef wünscht sich nicht, dass seine Mitarbeiter das Richtige tun, von sich aus erkennen, welche Aufgaben und Projekte absolute Priorität haben und die nächsten Arbeitsschritte dementsprechend festlegen. Aber Ihre Mitarbeiter brauchen keinen Wunschzettel − sondern einen Chef, der ihnen, wenn es mal wieder brenzlig wird, klar und deutlich sagt, wo es lang geht. Dies gilt vor allem für Stoßzeiten, wenn die Auftragslage so hoch ist, dass Ihren Mitarbeitern unter Umständen tatsächlich kaum Zeit für den Blick auf das große Ganze bleibt. Hier ist die Sicherstellung der Effektivität durch eine eindeutige Festlegung der Prioritäten und eine klare Vorgabe der Ziele Chefsache!

Lohnenswert: Die Anleitung zur Selbstständigkeit

Wer seine Mitarbeiter langfristig dazu befähigen will, selbstständig Prioritäten zu setzen, muss dafür die nötigen Voraussetzungen schaffen. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter, indem Sie sicherstellen, dass diese Ihre unternehmerische Vision und Ihre Ziele zu jeder Zeit wirklich verstanden und verinnerlicht haben. Versorgen Sie sie stets mit allen nötigen Informationen, erklären Sie ihnen, warum welcher Kunde oder welches Projekt in dieser oder jener Situation oberste Priorität hat. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie SIE Prioritäten festlegen, indem Sie Ihre Art und Weise transparent machen. Ermutigen Sie sie dazu, nach der gleichen Methode vorzugehen, selbstständig Prioritäten zu setzen und diese dann auch tatsächlich umzusetzen!

Wirkungsvoll: Störungen und Ablenkungen reduzieren

Arbeitsunterbrechungen durch persönliche Rückfragen, Telefonanrufe oder E-Mails sind in der modernen Arbeitswelt − in der nahezu jeder ständig erreichbar und damit fast ununterbrochen ansprechbar ist − zu einem großen Problem geworden. Fakt ist: Bei wiederholten Störungen kann von anhaltender Konzentration keine Rede mehr sein. Schlimmer noch:  Jede Ablenkung durchbricht die Effizienz, da mehr Zeit für dieselbe Leistung gebraucht wird. Störungen gefährden im ungünstigsten Fall die Effektivität. Das Ziel gerät aus dem Blickfeld.

Höchste Zeit also für neue Spielregeln: Gestatten Sie Ihren Mitarbeiter, sich temporäre Auszeiten für die konzentrierte Einzelarbeit zu nehmen. Ein „Bitte-nicht-stören“-Schild an der geschlossenen Bürotür wirkt wahre Wunder – aber nur, wenn es von Kollegen und Chef gleichermaßen respektiert wird!  Darüber hinaus kann es, je nach Tätigkeitsfeld, auch sinnvoll sein, einzelnen Mitarbeitern − die sich bereits durch ein zuverlässiges, eigenständiges Zeitmanagement ausgezeichnet haben − bei Bedarf die Möglichkeit des Home-Office einzuräumen. Last but not least: Machen Sie Ihren Leuten deutlich, dass sie Aufgaben geringerer Priorität durchaus ablehnen oder verschieben dürfen, ohne Restriktionen befürchten zu müssen. Dass sie auch mal „Nein, jetzt nicht!“ sagen dürfen, wenn dieses „Nein“ sachlich begründet ist!

Sinnvoll: Meetings effektiv und produktiv gestalten

Wie viel Zeit haben Sie schon in unnötigen Besprechungen verbracht? Meetings, in denen mehr oder weniger gemütlich herumgesessen, viel besprochen und wenig gelöst wird, gehören unbenommen zu den größten Zeitfressern. Darum lohnt es sich, auch für das „kollektive Herumsitzen“ neue Regeln einzuführen: Kein Meeting ohne konkreten Anlass und schon gar nicht ohne eine – im Vorfeld festgelegte − klare Agenda, die das Thema, die Ziele und Inhalte sowie den Ablauf enthalten sollte. Ziehen Sie das Meeting effizient durch, mehr als eine Stunde sollte es auf keinen Fall dauern! Lassen Sie die Ergebnisse protokollieren – Meetings ohne konkrete, nachvollziehbare Ergebnisse sind wertlos!

Und vor allem: Nehmen Sie nicht an jedem Meeting teil! Bei Brainstormings oder längeren Diskussionen können Sie ruhig auch mal Ihren Mitarbeitern das Feld überlassen, indem Sie sich einfach ausklinken und sich nur die Ergebnisse anhören. Das fördert nicht nur die Kreativität und Produktivität Ihrer Mitarbeiter, sondern auch deren Selbstständigkeit! Und genau davon träumen Sie doch, oder?

Dieser Artikel ist ein Gastbeitrag von Dr. Bernd Geropp. Er arbeitet als Geschäftsführercoach und Führungstrainer in Aachen. Auf seinem Blog und in seinem Podcast „Führung auf den Punkt gebracht“ gibt er wöchentlich Tipps und Hinweise zur Mitarbeiterführung und Unternehmensstrategie.

2013 hat er ein Buch über Mitarbeiterführung veröffentlicht.

 

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