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Informatiker sind keine Nerds, sondern großzügig und kochen gerne – So fatal ist Schubladen-Denken

Wie stellen Sie sich einen klassischen Informatiker vor? Blasse Haut, dicke Brillengläser und introvertiert? Am besten noch mit Sandalen und Wollpulli. Doch die Realität sieht anders aus: Informatiker, Software-Entwickler oder Programmierer können wahre Traumprinzen sein, sagt eine Umfrage des Online-Partnervermittlungsportals Partnersuche.de unter etwa 900 Männern und Frauen. Darunter waren auch 277 Männer, die ausschließlich in der IT-Branche arbeiten. Die befragten Frauen sollten die als Nerds (umgangssprachlich: Sonderling, Fachidiot, Langweiler) verschrieene Berufsgruppe nach unterschiedlichen Merkmalen einschätzen. So wollte Partnersuche.de unter anderem wissen: Welche Hobbys haben die Männer aus der IT-Branche? Welche Vorstellungen haben die Frauen vom gemeinsamen ersten Date und was ihm, dem IT-Nerd, in einer Beziehung wichtig wäre. Die gleichen Fragen stellte partnersuche.de auch den Informatikern – mit überraschenden Unterschieden!

Informatiker sind großzügig und kochen gerne

Das weibliche Geschlecht geht davon aus, dass der IT-Nerd eher einseitige Hobbys hat: Computer/ Internet (91%) und Fernsehen/ Video (73%). Mit dem Internet liegen die Frauen zwar nicht ganz falsch, aber in unserem Zeitalter ist diese Antwort nicht erstaunlich. Die Nerds interessieren sich, im Gegensatz zur landläufigen Meinung, aber für mehr als für Bits und Bytes in ihrer Freizeit: Sport machen (40%), Freunde treffen (32%) und auf Reisen gehen (26%), gehörten zu den Antworten.

Falsch lagen 34% der Damen bei der Frage, wie sich ein Informatiker den gemeinsamen Samstagabend mit der Liebsten vorstellt: Gemeinsam eine Runde Nintendo Wii zocken – bei den Nerds landete diese Vorstellung ungewöhnlicherweise auf dem letzten Platz (3%). Viel lieber wollen die meisten der Herren etwas Leckeres kochen und sich dann einen gemütlichen Abend mit der Herzdame machen (43%) – ohne Tastatur und PC. Außerhalb der eigenen vier Wände zeigen sie sich zuvorkommend: 83% der Informatiker würden beim ersten Date die Rechnung auf jeden Fall selbst zahlen. Auch hier lagen die befragten Frauen mit ihrer Einschätzung (44%) falsch: Sie vermuteten, dass die Nerds nur einen Teil der Rechnung begleichen – weil sich die emanzipierte Damen an der Rechnung beteiligen wollten.

Die Studie von Partnersuche.de zeigt: Das Klischee vom unsozialen Computerfreak mit null Interessen – neben seinem heißgeliebten Computer – haftet den Herren aus der Informatik-Branche hartnäckig an. Doch dieses eher negative Bild der Frauen gegenüber Männern aus der IT-Branche wird mit den Ergebnissen der Umfrage teilweise verworfen. Das wiederum zeigt, wie schnell wir andere Menschen in eine Schublade packen, nur weil ihrem Beruf, ihrer Herkunft, ihrer Religion oder einfach ihrem Aussehen ein Klischee anhaftet.

Sie, liebe Leser, kennen solche Sprüche: Menschen mit Anzug sind seriös, Kahlköpfe sind alle rechtsradikal, ungepflegte Menschen sind immer Hartz IV Empfänger, Moslems sind alle radikal usw. Aber die Realität zeigt, dass ausnahmslos alle pauschalen Einschätzungen falsch sind.

Auch im Büroalltag kommt es immer wieder zu solch unfairem Schubladen-Denken: „Die neue ist eine Zicke, wie die schon aussieht“ oder „Der Abteilungsleiter ist ein Schwächling, mit der dicken Hornbrille und der Halbglatze“ wird über die Flure getuschelt. Aber stimmt das wirklich? Kennen diese Menschen die anderen Personen überhaupt? Meistens nicht.

Offenheit statt Schubladen-Denken und Vorurteile
Die Lösung ist einfach und zugleich schwer: Wir alle sollten uns von Klischees, von dem „Menschen sofort in Schubladen stecken“ lösen und offen auf die Leute zugehen. Das hört sich ganz einfach an. Aber ist schwer. Denn viele Klischees, einige davon habe ich oben genannt, haften einfach fest in unseren Köpfen.

Für die Betroffenen ist es in der Regel schwer, aus einer Schublade auszusteigen. Geben Sie der Sekretärin eine Chance, wenn Sie sie von vorneherein als Zicke ansehen? Würden Sie einem Vorgesetzen den Respekt entgegen bringen, wenn Sie ihn als Schwächling ansehen?

Aus Vorurteilen wird Mobbing

Das Problem ist, dass aus dem Schubladen-Denken ganz schnell Mobbing wird. Wenn die Dame eine Zicke ist, wollen wir sie nicht in der Firma haben. Sie muss weg. Wie unfair und fatal. Vielleicht ist die Sekretärin eine geniale Fachkraft mit vielen Fähigkeiten, die der Firma nutzt. Vielleicht liebt sie es ja nur, sich extravagant zu kleiden. Und dann wurde sie einfach rausgemobbt.

Das Problem ist, dass dieses Verhalten weniger etwas mit Führung und Vorbildfunktion zu tun hat, sondern mit persönlicher Charakterstärke. Sagen Sie einfach stopp zu Schubladen-Denken und empfangen Sie andere Menschen offen und unbefangen. Egal wo: Auf der Straße, im Geschäft oder im Büro. Sie werden überrascht sein, wie oft sie falsch gelegen haben mit einer ersten Einschätzung.

Was meinen Sie dazu? Sind sie schon mal falsch eingeschätzt worden? Haben Sie auch schon mal einen Menschen in eine Schublade geschoben?

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Kann der Chef auch mein Freund sein?


Ein lateinisches Sprichwort sagt „Ein Freund ist ein zweites Ich!“. Vor einigen Jahren noch war der Begriff „Freund“ klar definiert und jeder verstand – zumindest von der Grundbedeutung her – das gleiche darunter. Ein Freund ist eine Person, zu der man besonderes viel Sympathie und Vertrauen aufgebaut hat.

Seit Facebook hat das Wort eine ganz neue Bedeutung bekommen. Heute werden via Facebook sehr oft „Freundschaften“ zwischen Menschen geschlossen, die sich kaum oder gar nicht kennen. Der Begriff „Freunde“ ist durch das soziale Netzwerk missverständlich geworden.

Warum erzähle ich Ihnen das? Weil ich in den vergangenen Monaten immer häufiger darüber lese, dass Mitarbeiter von ihren Chefs eine Freundschaftsanfrage bei Facebook erhalten haben. Diese Mitarbeiter wendeten sich nun hilfesuchend an Experten, weil sie natürlich nicht wissen, wie sie sich verhalten sollen. Einen solchen Brief mit einer guten Antwort eines Etikette-Trainers können Sie hier bei sueddeutsche.de lesen. Der Trainer gibt ganz klar den Rat, dass man sich „eine ganz klare Strategie zur digitalen Erweiterung seines Freundeskreises“ überlegen soll. Logisch. Man muss sich gut überlegen, den Chef in die Freundesliste aufzunehmen, denn dann ist man gegenüber seinem Vorgesetzten völlig „nackt“. Wenn man in dem Facebook-Profil nur allgemeines und belangloses Zeug veröffentlicht, ist das wohl kein Problem. Sind die Inhalte dort aber nur für enge wirkliche Freunde und Bekannte gedacht, sollte man das Hinzufügen des Chefs tunlichst vermeiden.

Immerhin: 81 Prozent der 722 Befragten einer Online-Umfrage auf der Webseite „Sodahead.com“ gaben an, den Boss nicht als Facebook-Freund haben zu wollen.

Diese Diskussion führt mich aber zu der Frage, ob der Chef nicht tatsächlich zum Freund seines Mitarbeiters oder seiner Mitarbeiterin werden könnte. Dann wäre auch das Facebook-Befreunden kein Problem. Kann ich mit dem Vorgesetzten nach Feierabend ein Bier trinken gehen oder seiner Einladung zum Abendessen zuhause folgen? Kann ich mit dem Chef zum Fußballspiel gehen oder beim Firmenausflug ein Zimmer teilen?

Dazu las ich in der ZEIT online jüngst einen guten Artikel, der die Sache aus Sicht des Vorgesetzten beleuchtet: Soll der Chef eine freundschaftliche oder kumpelhafte Beziehung zu seinen Mitarbeitern eingehen oder nicht? Klar ist, dass es hier weder den goldenen Weg gibt, aber dass die Extreme sicher falsch sind. Die Balance zwischen beruflicher Distanz und Nähe ist allerdings sehr schwierig.

In unserem Buchtipp „Führen. Worauf es wirklich ankommt“ schreibt der Berater und Coach für Führungskräfte Daniel F. Pinnow zum Zwiespalt zwischen Distanz und Nähe: „Unnahbare, coole, beherrschte und neutrale Vorgesetzte, die sich selbst und ihre gesamte Umwelt rein rational und sachlich betrachten, sind nicht dazu geeignet, Menschen zu führen. Extrem weiche, emotionale, übertrieben mitfühlende Chefs haben dagegen nicht das nötige Durchsetzungsvermögen und die notwendige Autorität. Sie setzen sich schnell dem Verdacht der Irrationalität und Entscheidungsschwäche aus.“

Natürlich kommt es auch sehr stark auf die Branche, in dem das Unternehmen tätig ist, auf die Unternehmenskultur selbst (generelles DU oder generelles SIE) und sogar auf die geografische Region an, in der man arbeitet. So dürfte das gemeinsame Barbecue von Chef und Angestellten in den USA öfters vorkommen als ein lockeres Abendessen in Japan.

Klar ist auch, dass bei der Balance-Findung sehr viel Fingerspitzengefühl für den Einzelnen und für die Situation gefragt ist. Manche Mitarbeiter benötigen eben mehr das „Vertrauensgefühl“ und den persönlichen Kontakt zum Chef als andere. Bei der Firmen-Weihnachtsfeier darf der Chef ruhig auch aus seinem Privatleben erzählen.

Generell gilt: Klare Strukturen, Programme und Regeln sorgen für die notwendige Distanz zwischen Vorgesetzen und Mitarbeitern. An den richtigen Stellen und in den richtigen Situationen kann dann auch mal der Kumpel rauskommen. Aber nicht ständig.

Kommen wir nun wieder zur eigentlichen Frage: Kann mein Chef mein Freund sein? Ob der Chef das möchte, ist Sache seines Führungsstils. Ob der Mitarbeiter das möchte, ist eine andere Sache.

Auch hier kommt es darauf an, ob man mit dem Chef im Team eng zusammen arbeitet, ob man ein „Du“ braucht, um lockerer miteinander umzugehen und ob man ein Vertrauensverhältnis zum Vorgesetzten aufbauen kann. Denn das freundschaftliche Verhältnis kann gewollt oder ungewollt zu Konflikten führen, wenn der Chef als Privatperson Dinge erfährt, die er als Chef nie zu hören bekommen würde. Und wenn der Freund eines Tages die Kündigung aussprechen muss, stehen beide vor einem emotionalen Problem.

Nur, wer sich generell dafür entscheidet, den Chef als Freund zuzulassen, darf ihn auch Einblicke in sein Facebook-Konto geben, sonst nicht.

Ich bin sicher, dass dieses Thema bei Ihnen kontrovers diskutiert wird. Sagen Sie uns Ihre Meinung zu dem Thema.

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Social Media für B2B – bringt es das überhaupt?

Laut der aktuellen Jahresumfrage Social Media Statistik nutzen 97% der Deutschen aktiv Facebook, 84% Twitter und 53% Google+. Und Sie? Sind Sie auch schon bei Facebook, Twitter und XING?

Und was ist mit Ihrem Unternehmen? Haben Sie bereits eine Fanpage, ein Corporate-Blog und ein XING Unternehmensprofil? Falls nicht, sollten Sie das schleunigst nachholen. „Quatsch“, sagen Sie nun vielleicht. „Wir sind ein reines B2B Unternehmen und finden unsere Kunden nicht via Facebook & Co.“. „Quatsch“, meine ich dazu. Den Grund für meine Meinung möchte ich Ihnen heute ein wenig näher erläutern.

1. Durch Social Media besser bei Google gefunden werden

Laut einer Studie von Google nutzen 71% der B2B-Kunden das Internet zur Informationssuche und hier natürlich vor allem auch Suchmaschinen. Einer von drei suchenden B2B-Kunden besuchen Social Networks, während sie nach Business-Informationen suchen. Selbst wenn Ihre Zielgruppe nicht direkt bei Facebook & Co. nach neuen Lieferanten bzw. speziellen Produkten und Dienstleistungen suchen, so befragt eine große Mehrheit von ihnen zumindest Google. Und Google listet Einträge von verschiedenen Plattformen wie Google+, XING und vor allem Blogs

2. B2B-Entscheider „sind auch Menschen“

Auch wenn Studien dies noch nicht belegt haben, behaupte ich, dass viele Einkäufer und CEOs auch in ihrer Freizeit beim privaten Stöbern in Facebook, XING und Twitter mit einem Auge auch beruflich unterwegs sind, auf der Suche nach neuen Lieferanten, Ideen, Produkten, Lösungen.

3. Social Media für eine perfekte Reputation

Egal on B2C oder B2B – jedes Unternehmen benötigt einen guten Ruf und eine perfekte Reputation im Internet. Mit Social Media kann man diese Reputation bestens aufbauen und pflegen. Ohne perfekte Online-Reputation kauft bald keiner mehr bei einem Lieferanten.

4. Social Media ist einfachstes Empfehlungsmarketing

Empfehlungen sind das beste Marketing- und Vertriebsinstrument, das ist bekannt. Mit Auftritten bei Facebook, XING, Twitter und Google+ bieten Sie den bestehenden Kunden die Chance, mit einem Klick eine Empfehlung an das eigene Netzwerk auszusprechen. Einfacher geht es nicht.

5. Social Media ist perfekt für Service und Helpdesk

Social Media ist ein guter Kanal für Service und Helpdesk. Bieten Sie ihren Kunden Kontaktmöglichkeiten und die Chance, in den Dialog mit Ihnen und den Service-Mitarbeitern zu treten. Kunden lieben, schnell Antworten und Hilfe zu bekommen (siehe @Telekom_hilft oder @DB_Info).

6. Social Media generiert Leads

Plattformen wie Scribd (Dokumenten-Sharing) und Slidshare (Präsentations-Sharing), aber auch Facebook Apps oder Youtube bieten die Möglichkeit, dass sich Interessen zuerst namentlich anmelden müssen, bevor sie an den gewünschten Content kommen. So werden anonyme Interessenten zu konkreten Leads gewandelt.

Natürlich muss Social Media generell zu Ihrem Unternehmen passen. Und dann ist nicht jede Plattform für jedes Unternehmen und jede Branche gleich gut geeignet. Aber es gibt ja weit mehr als nur Facebook. Das vergessen viele. Wir zum Beispiel haben uns gegen Facebook entschieden, sondern für ein Weblog, weil wir dies für unseren Geschäftsbereich als das beste Social Media Instrument im B2B Bereich halten.

Vielleicht lassen Sie sich durch unseren Blogbeitrag von Social Media überzeugen, sofern Ihr Unternehmen nicht bereits aktiv ist.
Wir freuen uns auf Ihre Meinung zu diesem Thema und Ihre Erfahrungen.

Derweil wünsche Ihnen noch eine schöne Woche, mit oder ohne Facebook & Co.

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Excel, Word, Powerpoint & Co. – Was nutzen Office-Weiterbildungen wirklich?

Lieber Leser, Hand aufs Herz, haben Sie nicht auch schon mal geflucht, weil Word Ihre Formatierungen zerschossen hat, weil Excel nicht die richtige Formel bietet oder die Termine in Outlook von Geisterhand verschwinden?

Dann geht es Ihnen vielen Menschen, die im täglichen Arbeitsalltag mit Microsoft Office Lösungen arbeiten und an den kleinen technischen „Problemchen“ verzweifeln. Abgesehen davon, dass dies oft zu Wutausbrüchen oder peinlichen Situationen führt – wer will schon gerne dem Kollegen gestehen, dass er Excel nicht beherrscht – sind die kleinen Probleme mit Excel, Word, Powerpoint & Co. höchst ineffizient. Im schlimmsten Fall probieren am Ende drei Mitarbeiter an einem Rechner aus, das „Problemchen“ zu lösen. Das trägt zwar oft zur allgemeinen Ermunterung des Teams bei, kostet aber Arbeitszeit und Geld.


Traut sich die betroffene Person gar nicht zu fragen, werden meistens Google oder einschlägige Foren zu Rate gezogen. Viele davon sind zwar höchst professionell, aber die Chance, die Lösung für genau dieses Problem zu finden, ist eher gering. Dann bleibt noch die offizielle Hilfefunktion von Microsoft. Aber auch die hilft nur begrenzt. Auch hier wird Arbeitszeit verschleudert, die diese Person für sinnvolle Aufgaben verwenden könnte – wenn sie denn könnte. Allein aus wirtschaftlicher Sicht macht eine Qualifizierung der Mitarbeiter, die täglich mit Excel, Word, Powerpoint & Co. arbeiten müssen, schon Sinn. Ich denke, das muss ich Ihnen nicht vorrechnen.

ACHTUNG Werbung!
An dieser Stelle gelingt es mir tatsächlich nicht, gänzlich auf Eigenwerbung zu verzichten. Denn wie Sie sicher bereits bemerkt haben, sind einige der Weiterbildungsblogger echte Office-Experten. Wir als team babel AG bieten zahlreiche Fachvorträge und Seminare rund um MS Office (Excel, Word, Access, Powerpoint, Outlook) plus Projekt, Visio und Sharepoint.

Und wer nicht gleicht einen kompletten Tageskurs für Excel etc. besuchen will, dem empfehlen wir unser Programm für „Weiterbildung on Demand“. Hierbei kommt ein Office-Trainer zu einem festen Stundensatz ins Haus und löst gemeinsam mit den Mitarbeitern schnell und kompetent die individuellen Probleme.
ENDE Werbung

Wenn Sie unser Blog regelmäßig lesen, wissen Sie, dass wir hier immer wieder Tipps & Tricks rund um Microsoft Office anbieten. Mit diesen Tricks & Tipps gelingt die Arbeit manchmal einfacher und schneller. Hin und wieder bekommen wir auch ein Dankeschön zurück, weil dieser Trick gar ein aktuelles Problem gelöst hat.

Ich habe mir also die Zeit genommen, die Tipps & Tricks aus dem vergangenen Jahr zu sichten, um Ihnen ein paar davon noch mal vorzustellen.

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Wo finde ich was? – Wikis im Wissens- und Qualitätsmanagement

Heute möchte ich Sie mit zwei typischen Szenen aus einem typischen Büro begrüßen:

Frau Schneider kommt in das Büro von Herrn Schmitz und fragt ihn, ob er weiß, wo sie ein bestimmtes Rechnungsdokument ablegen soll.
In einem anderen Büro trifft Herr Mayer die Frau Schulz und flüstert ihr peinlich in Ohr, er wisse nicht mehr genau, wo er auf dem Server die Urlaubsliste findet.

Der Grund für diese Szenen liegt oftmals an einem fehlenden oder schlechten Wissensmanagement und Ablagesystem. Vielleicht erinnern Sie sich an unseren letzten Blogbeitrag zum Thema „Getting Things Done“. Dort habe ich u.a. das 5S/5A Prinzip zur Arbeitsplatzorganisation vorgestellt. Dies galt zwar für den Arbeitsplatz, ist aber durchaus auch auf ein ganzes Unternehmen übertragbar. Ein „A“ steht für „Aufräumen“, also Ordnung schaffen. Im Unternehmen kann man natürlich auch physisch Ordnung schaffen in Regalen, Räumen und auf Schreibtischen. Mir geht es aber vielmehr um Ordnung in das Wissen der Mitarbeiter zu bringen, indem man z.B. ein Wiki einführt.

Wikis sind einfach zu nutzende Online-Plattformen für den Austausch von Informationen und Dokumenten. Es genügt ein Browser, um Beiträge zu schreiben, zu editieren oder ganze Dateien ins Wiki einzustellen. Der Name Wiki stammt aus der hawaiischen Sprache und bedeutet »schnell«. Die dortigen Schnellbusse heißen „Wiki Wiki“, wobei die Verdoppelung im Hawaiischen für die Steigerung »sehr schnell« steht. Der Transfer zu den Redaktionssystemen zur textbasierten Zusammenarbeit ist dann wohl leicht hergestellt.

Die Grundidee bei Wikis ist das gemeinschaftliche Arbeiten an Texten, ggf. ergänzt durch Fotos oder andere Medien. Dadurch, dass jeder Teilnehmer einfach über den Browser mitwirken kann, gelingt eine kollaborative Sammlung von Wissen. Jeder kann sein Wissen im Wiki ablegen und anderes Wissen ergänzen. Durch das Hinzufügen von Schlagworten und Kategorisierungen wird eine Struktur aufgebaut, die das Recherchieren in dem »konservierten« Wissen einfach macht. Das wohl bekannteste und größte Beispiel ist die freie Online-Enzyklopädie Wikipedia. Darüber hinaus gibt es unzählige private und projektbezogene Wikis wie Wiktionary, ein Wiki mit Bedeutungserklärungen, Synonymen und Übersetzungen oder das Wikiquote, ein Wiki voller Zitate.

Durch den Erfolg von Wikipedia beflügelt, haben viele Unternehmen begonnen, Unternehmenswikis aufzubauen, um das Wissen ihrer Mitarbeiter unternehmensintern zu sammeln und transparent zu machen (Wissensmanagement). Beispiele sind Bosch Rexroth, Pfizer, Fraport, IBM, IDS Scheer u.v.m. Dort kommen die Wikis in den verschiedensten Bereichen zum Einsatz, sehr oft im Umfeld von Produktmanagement und -entwicklung. Immer geht es darum, Wissen von Mitarbeitern für Mitarbeiter jederzeit schnell verfügbar zu machen. In der Personalwirtschaft finden Wikis häufig ihren Einsatz, um neue Mitarbeiter schnell und einfach in Prozesse und Workflows einzuführen (zum Beispiel mit Hilfe eines Personalhandbuches in Wiki-Form).

Hätten die oben genannten Firmen ein Wiki z.B. als Organisations- oder Personalhandbuch gehabt, so hätte Frau Schneider Herrn Schmitz nicht fragen müssen, wo sie ein bestimmtes Rechnungsdokument ablegen soll. Herr Mayer hätte schnell nachschauen können, wo sich auf dem Server die Urlaubsliste befindet und sie dort auch bearbeiten können.

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Tipps & Tricks für MS-Office – Tipp 029: Excel Zellinhalte nicht anzeigen bzw. drucken

Manchmal hat man das Problem, dass man den Inhalt von Zellen für Berechnungen oder für Werte braucht, man diese Daten aber nicht anzeigen lassen möchte.

Wenn das für ganze Spalten oder Zeilen zutrifft, kann man die ganz einfach ausblenden.

Betrifft das aber nur eine Zelle die nicht zu sehen sein soll dann gibt es eine wenig bekannte Funktion, die über die Einstellungen der Formatierung der Zelle funktioniert.

 

 

 

Markieren Sie die Zelle, deren Inhalt unsichtbar werden soll und wählen mit der rechten Maustaste im Kontextmenü: „Zelle formatieren“ und wählen dann im Register Zahl den Eintrag: „Benutzerdefiniert“ aus.

Überschreiben Sie den Eintrag „Standard“ im Eingabefeld mit: „;;;“.

Ja, Sie haben richtig gelesen – das sind 3 Mal ein Strichpunkt. Übernehmen Sie mit o.k. die Einstellung und hier sehen Sie das Ergebnis:

In der Bearbeitungsleiste ist noch der Text zu lesen, in der markierten Zelle wird aber nichts mehr angezeigt. Sie können die Formatierung jederzeit mit dem Radiergummi für die Formate wieder löschen und die Inhalte werde wieder angezeigt.

Aber Achtung: diese Funktionalität kann bei ihren Kollegen und Kolleginnen auf ziemliche Verwirrung stoßen. Man schreibt einen Text in eine Zelle und nichts ist in der Zelle zu sehen!

 

„Wie Sie die Dinge geregelt kriegen“ – Tipps für einen klaren Kopf

Jeder von uns hat im Beruf und Privatleben seine eigenen Methoden entwickelt, die täglichen Aufgaben und Arbeitsabläufe zu managen. Der eine schreibt alles auf Zettel, der zweite trägt alles fein säuberlich in eine Smarthone-App und dritte klebt sich Post-ITs an den Kühlschrank oder den Monitor.
Doch es gibt Methoden, die einem dabei helfen, die Dinge besser geregelt zu bekommen. Das ist auch das Stichwort unserer heutigen Ausgabe: „Die Dinge geregelt kriegen“ ist die freie Übersetzung von „Getting Things Done“, kurz GTD. GTD ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen, die ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen soll. Sie strebt an, den gesamten Alltag u.a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen. Dabei sollen alle anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem notiert werden, um dadurch den Kopf frei für Wichtigeres zu bekommen, nämlich die Erledigung der aktuellen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen. Klingt banal? Ja, ist es auch. Aber David Allen hat darüber ein ganzes Buch geschrieben, das Sie übrigens in unserem Buchtipp finden.

Das GTD-System basiert auf den folgenden zwei Grundprinzipien:
1. Sammle alle Dinge, die heute, später oder irgendwann in der Zukunft erledigt werden müssen, in ein sinnvolles, verlässliches System außerhalb deines Kopfes und deiner Gedanken.
2. Diszipliniere dich selbst bei allen Dingen, die in dein Leben treten (Aufgaben, Anfragen, Informationen usw.) sofort eine Entscheidung zu treffen, so dass du jederzeit einen Plan mit den nächsten Schritten zur Verfügung hast.
Mit eigenen Worten formuliert bedeutet dies zum einen, ein System anzulegen, in dem die Dinge (insbesondere Aufgaben) nieder geschrieben und sortiert werden. Zum anderen bedeutet es, sich selbst einer Verpflichtung zu unterwerfen, die anfallenden Dinge sofort einzuordnen und aufzuschreiben. Nur dann verschwinden die Dinge aus dem Kopf.

Damit sind diejenigen, die Ihre Aufgaben und Informationen auf Zettel oder Post-ITs schreiben, schon auf dem richtigen Weg. Leider reichen gerade Post-Ist nicht aus für eine längere Liste, so dass man wieder ein System benötigt, um diese zu organisieren.
Natürlich gibt es heute viele tolle Hilfsmittel für den PC, das Smartphone oder Tablet, die auf der GTD-Methode beruhen und die Arbeit erleichtern. Ebenso gibt es Prinzipien und Methoden, die Sie zusätzlich beim Erstellen des Systems und beim Perfektionieren des Selbstmanagements unterstützen. Diese Hilfsmittel, Prinzipien und Methoden wollen wir Ihnen hier und heute vorstellen.

Hilfsmittel für PC, Smartphone und Tablet
Software und Apps auf Basis des GTD-Prinzips gibt unzählige. Natürlich zählt auch die Aufgabenverwaltung in Outlook, die bereits sehr umfangreiche Werkzeuge für das Ablegen und Terminieren von Aufgaben bereithält.

Eine andere Software, die ich selbst empfehlen kann, ist Evernote. Evernote ist ideal Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen, Dokumenten und Fotos in verschiedenen Formaten. Im Grunde ist es die moderne Version der Post-ITs. Dadurch dass Evernote als Webanwendung, Clientanwendung für Windows, Mac und Linux sowie für Android, iOS, BlackBerry und Windows-Phone Geräte verfügbar ist, kann man von jedem Ort und zu jeder Zeit seine Gedanken, Ideen, Aufgaben niederschreiben, abspeichern und ordnen. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Textnotiz, ein Bild, ein Screenshot aus dem Browser, ein Sprachnotiz oder ein Video handelt. Evernote ist ein Allesfresser.

Über Evernote kann man sicher noch viel mehr schreiben, was wir zu einem späteren Zeitpunkt sicher hier noch tun werden.

Auch Remember the Milk ist eine Lösung, die auf GTD basiert. Auch sie läuft dank Webbrowser auf jedem Betriebssystem und wird als App für Smartphones und Tablets angeboten.

Ebenfalls eine besonders empfehlenswerte Software besonders für Einsteiger ist ThinkingRock. Das kostenlose Programm, das dank Java unter Windows, Mac OS X und Linux läuft, präsentiert sich beim Start mit einem hilfreichen Schaubild, das Sie immer wieder an die entscheidenden GTD-Schritte erinnert. Simpel, aber sehr hilfreich.

Methoden und Prinzipien zur Unterstützung von GTD
Wir wären kein Beratungshaus für Organisation und Qualitätsmanagement, wenn wir Ihnen nicht auch ein paar Methoden und Prinzipien zur Erleichterung Ihrer täglichen Arbeit vorstellen würden.

Sicher kennen Sie die sog. ABC-Priorisierung. Bei der ABC-Priorisierung werden Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit in eine von drei Kategorien eingeteilt:
• A-Aufgaben sind im Sinne der Zielerreichung sehr wichtige Aufgaben, die auch nur persönlich erledigt werden können.
• B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtige Aufgaben, die nicht persönlich erledigt werden müssen – also auch delegieret werden können.
• C-Aufgaben haben an der Zielerreichung den geringsten Anteil, machen aber den größten Teil der Gesamtarbeitsmenge aus. Hier handelt es sich häufig um Routineaufgaben und „Kleinkram“.

Grundsätzlich sollte jedem klar sein, dass zuerst die A-Aufgaben erledigt werden sollten, die B-Aufgaben so weit wie möglich delegiert und die C-Aufgaben nur dann angegangen werden sollten, wenn Zeit von A und B übrig ist. Leider machen viele Menschen den Fehler, für die C-Aufgaben die meiste Zeit zu verwenden.
Die ABC-Priorisierung kann Ihnen helfen, ihre Struktur für Ablagen und Aufgabenlisten danach auszurichten. Zum Beispiel, indem Sie einen A, B und C Zettel anlegt.

Einen ähnlichen Ansatz verfolgt auch das Eisenhower-Prinzip, das vom amerikanischen General und US-Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelt wurde. Es handelt sich um eine Mischung aus klassischen Zeitmanagement-Elementen und einer Postkorbübung. Dabei erstellt man eine Matrix mit der Wichtigkeit einer Aufgabe auf der Y-Achse und der Dringlichkeit auf der X-Achse. Die Kategorien lauten demnach dringend und nicht dringend bzw. wichtig und unwichtig.

Als letztes empfehlen wir Ihnen noch das 5S-System zur Arbeitsplatzorganisation, das in Deutschland unter dem 5A Prinzip bekannt ist.
Es ist eine Idee aus den japanischen Produktionskonzepten. 5S/5A dient als Instrument, um Arbeitsplätze und deren Umfeld sicher, sauber und übersichtlich zu gestalten. Ordnung und Sauberkeit sind Grundvoraussetzungen zur Verbesserung der Arbeitsprozesse, welche an ihnen ablaufen.

Die 5 A stehen für:
• AUSSORTIEREN unnötiger Dinge
• AUFRÄUMEN jeden Gegenstand am richtigen Platz aufbewahren
• ARBEITSPLATZ sauberhalten und Arbeitsmittel pflegen
• ANORDNUNGEN zur Regel machen (standardisieren)
• ALLE PUNKTE einhalten und ständig verbessern

Dieses Prinzip hat zwar unmittelbar nichts mit GTD zu tun, ist aber ein hilfreiches System, um effizienter zu arbeiten, was mit den Zielen von „Getting Things Done“ übereinstimmt.
Jetzt und hier wünsche ich Ihnen viel Erfolg dabei , die Dinge zu regeln, um einen klaren Kopf zu behalten.

Linktipp zum Weiterlesen: https://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

Fotos:
Titelbild © Grafvision – Fotolia.com
GTD: wikipedia.org / René Weber (CC-Lizenz BY-SA 3.0)
Evernote: Evernote Corp.
Eisenhower-Prinzip: wikipedia.org

Warum die Digital Natives die Unternehmen verändern

Lieber Leser,

sind Sie nach 1980 geboren? Dann gehören Sie heute zu der Gruppe von Lesern, die Gegenstand unseres heutigen Blogbeitrags sind: Die Digital Natives, auch Generation Y oder Millenials genannt.

Warum ist diese Gruppe bzw. Generation so wichtig, dass wir einen Blogbeitrag darüber verfassen? Weil sich mit dem Eintritt dieser jungen Leute in den Arbeitsmarkt für Unternehmen einiges verändert hat und verändern wird.

Generation Y

„Und was ist so anders an denen (oder uns)?“ werden Sie vielleicht jetzt fragen. Nun, diese Generation ist die erste, die von Kindesalter an mit Computern, Spielekonsolen, digitalen Medien, Handys und dem Internet aufgewachsen ist. Deshalb wird diese Generation ja auch „Digital Natives“ genannt. Das wiederum bedeutet, dass die digitale Welt fester Bestandteil des Lebens ist, smsen, chatten, skypen, liken, teilen gehört zum Alltag.
So gaben knapp die Hälfte der in einer Studie(1) befragten Young Professionals an, dass das Internet fast so wichtig sei wie die Grundbedürfnisse nach sauberer Luft, Trinkwasser, gesunder Nahrung und Schlaf oder soziale Beziehungen mit realen Treffen / Ausgehen mit Freunden. 50% würden lieber ihre Geldbörse verlieren als ihr Mobile Device.

Aber auch bei Verhaltens- und Arbeitsweisen hat sich laut diverser Experten und Psychologen einiges verändert. Aufgrund des frühen Kontakts mit Videospielen, Konsolen und dem PC sind die meisten Digital Natives mit einer deutlich schnelleren Auffassungsgabe und Multitasking-Fähigkeit ausgestattet, was Außenstehende oftmals als Unorganisiertheit, Sprunghaftigkeit und Unkonzentriertheit empfinden.

Sicher wird in diese Generation wie immer vieles hinein interpretiert und vieles davon sind nur Klischees, aber ein wenig Wahrheit ist schon dabei.
So erwarten laut einer deutschen Studie 71% der befragten Studenten, dass ihnen am Arbeitsplatz die gleichen Kommunikations-Tools zur Verfügung stehen wie zuhause (2). Dabei geht es nicht nur um eine moderne und individuelle Hardware sowie um die Nutzung von Mobilgeräten und Smartphones der neusten Generation, sondern um die Nutzung von Plattformen wie Facebook, Twitter oder Skype für Instant Messaging. Außerdem erwarten die jungen Arbeitnehmer nicht nur den freien Zugang zu Informationen, sondern auch einen hohen Freiheitsgrad bei der Selbstorganisation, was beispielsweise die Arbeitszeit und die Art zu Arbeiten betrifft.

Und die Unternehmen, die diese begabten jungen Menschen angestellt haben oder anstellen wollen, müssen sich auf die neue Generation von Arbeitnehmern einstellen. Dies beginnt beim Personalmarketing, geht über die Anpassung der Unternehmenskultur bis zur organisatorischen und IT-technischen Anpassung.

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Microsoft Outlook Speicherort für Nachrichtenanlagen ändern

Standardordner zum Speichern von Dateianhängen und E-Mails ändern.

(Win 2000, Win XP, Win 2003, Win Vista, Win 2008, Windows 7)

Microsoft Outlook 2003, 2007 und 2010 nimmt standardmäßig zum Abspeichern von Anlagen das Verzeichnis Eigene Dateien unter Windows XP, Dokumente unter Windows Vista oder Bibliotheken\Dokumente unter Windows 7. Mit dem Pull-Down-Menü kann auch ein anderer Speicherort ausgewählt werden, denn nicht jeder speichert seine Anhänge unter „Eigene Dateien“, „Dokumente“ oder „Bibliotheken\Dokumente“ ab.

Einfacher wäre es allerdings, wenn Microsoft Outlook gleich das gewünschte Verzeichnis öffnet. Windows XP Ansicht

Dieser Tipp ist nur etwas für Profis!!

Lösung:
Outlook schließen.
In der Registry (Start/Ausführen/regedit) unter

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Options

11.0 = Office 2003
12.0 = Office 2007
14.0 = Office 2010

im rechten Fenster eine neue Zeichenfolge erstellen »NEU – Zeichenfolge« mit dem Namen DefaultPath. Als Wert (Daten) wird hier der Pfad_für_das_gewünschte_Verzeichnis eingegeben.

Legen Sie zuvor einen Ordner im gewünschtem Verzeichnis an.
Beispiel: OutlookAnlagen oder EmailAnlagen
Das gewünschte Verzeichnis ist frei wählbar.
Beispiel: C:\ oder C:\Benutzer(Users)\dein_Benutzername
Dann würde unter DefaultPath z.B. Folgendes stehen:
C:\OutlookAnlagen oder
C:\EmailAnlagen oder
C:\Benutzer(Users)\dein_Benutzername\OutlookAnlagen oder
C:\Benutzer(Users)\dein_Benutzername\EmailAnlagen

Die Änderung ist erst nach einem Neustart wirksam.

Wer fragt kommt weiter – Aber fragen Sie bitte richtig!

Sicher erinnern sich noch an das Titellied der Sesamstraße „wer wie was der die das, wieso weshalb warum, wer nicht fragt bleibt dumm!“. Dieses berühmte Lied hatte sehr viel Wahrheit im Gepäck: Nur wer fragt kommt weiter! Dabei geht um zwei Dinge: 1) sich überhaupt trauen, die Frage(n) zu stellen und 2) die Frage(n) richtig stellen.

Sie werden sich jetzt vielleicht etwas wundern. „Sich trauen“? Was glauben Sie, wie viele Menschen sich noch nicht einmal trauen, einen Fremden nach der Uhrzeit zu fragen. Im Berufsleben kommt man meistens nicht drum herum, Fragen zu stellen, wenn man Aufgaben immer korrekt erledigen will. Denn manchmal sind die Aufgabenbeschreibungen unklar formuliert. Dies gilt für den Boten oder den Hausmeister genauso wie für die Raumpflegerin, den Abteilungsleiter oder die Vorstandsassistentin.

Nehmen wir mal an, Fragen zu stellen, ist kein Problem für Sie. Dann haben Sie sicher auch schon die Erfahrung gemacht, dass Ihre Frage nicht oder nicht richtig beantwortet wurde. Während unsere Kinder frei raus ihre Fragen stellen ohne irgendwelche Regeln zu beachten, gelten für das „Frage-Antwort-Spiel“ bei Erwachsenen durchaus „Spielregeln“. Damit meine ich nicht simple Fragen wie „Können Sie mir bitte sagen, wie viel Uhr es ist?“ oder „Welches Datum haben wir heute?“. Ich meine die Fragen, die Sie vor allem im Berufsleben stellen, in Diskussionen, Besprechungen, in Interviews etc.

Der österreichische Trainer für Zeitmanagement und Arbeitsmethodik, Burkhard Heidenberger, hat in einem Artikel sechs „Spielregeln“ zusammen getragen, die wir Ihnen im Folgenden kurz vorstellen möchten.

1. Erläutern Sie Ihre Frage
Erklären Sie, wieso Sie die Frage stellen – also im Sinne von „mich interessiert das, weil…“. Damit kann der Befragte gezielter antworten.

2. Stellen Sie Keine verletzenden Fragen
Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auf verletzende oder abwertende Fragen eine Antwort bekommen, ist relativ gering und ein Konflikt ist damit vorprogrammiert. Achten Sie möglichst darauf, dass Ihr Gegenüber sein Gesicht wahren kann.
Falsch: „Wieso haben Sie das wieder mal nicht geschafft?“
Richtig: „Wo genau hat es Probleme gegeben?“

3. Nutzen Sie motivierende Fragen
Wenn es Ihnen gelingt, motivierende Fragen zu stellen oder auch Anerkennung mit einfließen zu lassen, werden Sie mit Sicherheit Antworten bekommen.
Falsch: „Wie haben Sie das hinbekommen?“
Richtig: „Wie haben Sie dieses geniale Geschäft abgeschlossen?

4. Nutzen Sie bestätigende Fragen
Wenn Ihr Gegenüber gerne und viel plaudert, können Sie ihn mit Bestätigungsfragen ein bisschen einbremsen. Aber solche bestätigenden Fragen wirken auch bei Menschen, die mit Ihren Antworten eher sparsam umgehen. Ein Beispiel für eine Bestätigungsfrage:
„Habe ich das jetzt richtig verstanden, dass…“

5. Vermeiden Sie suggestive Fragen
Gewollt oder nicht gewollt: Mit einer suggestiven Frage legt man dem Befragten die „Worte in den Mund“. Eine vermeintlich richtige Antwort wird in der Frage schon vorgegeben. Wenn solche Fragen nicht bewusst gestellt werden, erhält man meist Antworten, die nicht der Meinung des Befragten entsprechen oder so gar nicht meinte.
Beispiel: „Sie wollen doch sicher auch…?“ oder wie in dem Restaurant, in dem ich gelegentlich zu Mittag esse: „Hat es Ihnen auch geschmeckt?“ 🙂

6. Stellen Sie einzelne Fragen
Häufig werden mehrere Fragen in einem Satz zusammengefasst: „Wieso haben Sie dann… und wann wurde…?“
Mit solchen Fragen kann der Befragte überfordert oder genervt werden. Also eine denkbar schlechte Art der Fragestellung.

Darüber hinaus gibt es die klassischen Regeln, gezielt offene und geschlossene Fragen zu nutzen. Die geschlossenen Fragen können nur mit „ja“ und „nein“ beantwortet werden und helfen, eine Diskussion in eine bestimmte Richtung zu lenken. Zu viele geschlossene Fragen sind allerdings nicht gut, weil ein solches Gespräch zu einem „Verhör“ werden kann. Vielmehr sollte man geschlossene und offene Fragen mischen. Offenen Fragen lassen mehr Spielraum zu und dienen der Informationsbeschaffung. Meistens verwendet man die sogenannten W-Fragen. Hierbei ist der Gesprächspartner gefragt, ausführlich zu antworten. Seien Sie aber bitte vorsichtig bei „Warum-Fragen“. Dahinter verbirgt sich oft ein versteckter Vorwurf. Anstatt „Warum sind Sie nicht gekommen?“ fragen Sie besser „Welche Absicht steckt dahinter?“.

Sie sehen, dass man bei der Frageformulierung bewusst oder unbewusst vieles richtig oder falsch machen kann. Je nachdem bekommt man auch eine richtige oder falsche oder im schlimmsten Fall gar keine Antwort.

Achten Sie bei ihrem nächsten Interview oder Meeting mal darauf, wie Sie Ihre Fragen stellen. Wir würden uns freuen, Ihre persönlichen Erfahrungen und Tipps hier zu lesen.

Denken Sie daran: „Wer nicht fragt, bleibt dumm!“.

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