Archiv der Kategorie: Tipps & Tricks

Windows 8.1 und Outlook „Datei speichern unter“ Pfad ändern

Wer hat das nicht schon erlebt. In Outlook möchte man einen Anhang speichern und klickt auf „Speichern unter..“ und schon geht das lokale Verzeichnis „Dokumente“ auf und man kann sich durch alle Unterverzeichnisse auf den Server ins gewünschte Verzeichnis klicken.

Mit einer einfachen, aber bei vielen unbekannten Methode lässt sich das Ziel für die eigenen Dokumente ändern.

1. Gehen sie in den Dateiexplorer (Dieser PC)  und suchen den lokalen Ordner „Dokumente“

Eigene Dokumente Zielordner

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Dokumente und dann auf Eigenschaften

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Pfad

Eigene Dokumente Zielordner_02

4. Geben sie im Eingabefeld das Ziel den Pfad zum Server-Verzeichnis ein: zum Beispiel T:\

Eigene Dokumente Zielordner_03

5. Legen Sie fest, ob ihre bis jetzt gespeicherten Dateien aus dem Ordner „Dokumente“ auch in den neuen Ordner verschoben werden sollen.

Jetzt öffnet sich bei jeder Aktion in den Office-Programmen wie „Speichern unter“ das gewünschte Verzeichnis.

LEARNTEC: Kommt jetzt das Lernen im Schlaf?

Auf der diesjährigen LEARNTEC 2015, die im Januar in Karlsruhe stattfand, stellt die brainLight GmbH ein  audio-visuelles Lernsystemen vor. Damit soll schnelleres Lernen, eine erhöhte Konzentration und Aufmerksamkeit sowie das bessere Lösen von Problemen erreicht werden. Der Hersteller spricht von einer innovativen Neurotechnik, bei der neben der linken Gehirnhälfte – verantwortlich für das logisch-analytische Denken – auch das kreative, vernetzte und bildhafte Denken der rechten Gehirnhälfte in den Lernprozess miteinbezogen wird. So wird das Potenzial beider Gehirnhälften genutzt.

Hauptelement des Systems ist ein Entspannungssessel. Dieser sorgt für die notwendige Entspannung, denn die brainLight GmbH geht davon aus, dass Entspannung die unabdingbare Voraussetzung für das Aufnehmen und Anwenden neuer Informationen ist. Hinzu kommen dann audiovisuelle Lerninhalte wie Vokabeln, Texte, Formeln etc., die durch das ganzheitliche Lernen mit allen Sinnen leichter und intensiver aufgenommen werden.

Kommt endlich der Traum von Lernen im Schlaf?

Quelle: Pressemeldung Learntec. Infos unter http://www.brainlight.de/

Foto: Pixasuna / pixabay /  CC0 Public Domain

Tipps & Tricks für Excel – Tipp 046: Unterschied zwischen SUMMEWENN und SUMMEWENNS

Mit der Funktion SUMMEWENN(…) kann man man Summen bilden, die von bestimmmten Bedingungen abhängig sind:

Die Argumente lauten:
Bereich:                 Der Zellbereich, auf den die Suchkriterien angewendet werden soll,
Suchkriterien:        Das Suchkriterium, also die Bedingung, die für die Summierung gelte
soll,
Summe_Bereich:  Der Bereich der Werte, der summiert werden soll. Dieser muss  nur
angegeben werden, wenn er vom Bereich abweichend ist.

Die Funktion SUMMEWENNS(…) lässt nicht nur eine, sondern maximal 127 Bedingungen zu.

Die Argumente lauten:
Summe_Bereich:     Der Bereich der Werte, der summiert werden soll,
Kriterien_Bereich1:   Das erste Suchkriterium (Bedingung) für die Summierung,
Kriterien1:                 Der erste Zellbereich, auf den das erste Suchkriterien angewendet
werden soll,
Kriterien_Bereich2:   optionales zweites Suchkriterium,
Kriterien2:                 optionaler zweiter Zellbereich, auf den das zweite Suchkriterium
angewendet werden soll,
etc.

Der gleiche Aufbau gilt für die Funktionen ZÄHLENWENNS(…) und MITTELWERTWENNS(…).

Tipps & Tricks für Excel – Tipp 045: Zeitangaben einfach

In Excel kann man Datumsangaben bequem auf dem Nummernblock eingeben, da amerikanische Konventionen (z. B. Komma also Trennzeichen) zulässig sind.

Bei Zeitangaben gibt es diese Alternative nicht. Man ist also normalerweise gezwungen, einen Doppelpunkt als Trenner zu benutzen.
Es gibt aber einen einfachen Trick, um dies zu umgehen: man gibt in der AutoKorrektur eine Tastenkombination an (z. B. zwei Kommata hintereinander), die automatisch zum Doppelpunkt umgewandelt wird.
Die AutoKorrektur–Optionen findet man im Datei–Register, Optionen, Dokumentprüfung als Schaltfläche oben rechts. Der folgende Screenshot zeigt den neuen Eintrag:

Tipps & Tricks für Excel – Tipp 044: Einfacher Fehler abfangen mit WENNFEHLER

Wenn eine Formel oder Funktion in Excel einen Fehler liefert sollte sich dieser nicht als Fehlerwert in der Zelle zeigen (z. B. #WERT!), sondern benutzerfreundlich abgefangen werden.

Dazu gibt es seit Excel 2007 die Funktion WENNFEHLER. Vorher musste dazu ein
verschachtelter Ausdruck mit der WENN-Funktion und meist der ISTFEHLER-Funktion benutzt werden, was verhältnismäßig aufwendig war.

Die Funktion lässt sich so beschreiben:
=WENNFEHLER(Wert;Wert_falls_Fehler)

Beispiel: die Formel =A1/B1 führt bei einer leeren Zelle B1 zu dem Fehler #DIV/0!
Soll in dem Falle die Ergebiszelle einfach leer bleiben heißt der passende Ausdruck:
=WENNFEHLER(A1/B1;““)

Das erste Argument gibt also die auszuführende Formel oder Funktion an, das zweite
die Aktion, die im Falle eines Fehlers ausgeführt werden soll.

Beispiel mit der SVERWEIS-Funktion:
=WENNFEHLER(SVERWEIS($A$1; A5:H100; 2; FALSCH); „Kunde existiert nicht.“)
In der Zelle A1 steht eine Kunden-Nr., mit der in der Matrix A5:H100 ein Firmenname
zurückgegeben werden soll. Wird die Kunden-Nr. nicht gefunden, wird in die Ergebniszelle der Text „Kunde existiert nicht.“ geschrieben.

Viel Erfolg bei der Anwendung.

OneNote – Das virtuelle Notizbuch

Ende Januar haben wir Ihnen das mächtige Instrument zur Organisation von Informationen Evernote vorgestellt. Doch Evernote ist nicht das einzige Werkzeug, dass Ihnen helfen kann, Herr Ihrer Zettelwirtschaft zu werden (Anmerkung: So lautete der Titel des Beitrags vom 27.1.2014). Neben den mächtigen Platzhirschen hat sich Microsoft OneNote als ebenbürtiger Gegner im Kampf gegen das „Notizzettel-Chaos“ in Position gebracht. Auch OneNote – was so viel bedeutet wie „Eine einzige Notiz“ – ist im Grunde eine virtuelle Kiste mit vielen Fächern, in die Sie Ihre Notizen reinsortieren.

Aber OneNote ist anders. Optisch erinnert es an einen Haufen von College-Blocks mit Registern und Seiten. Und es ist von Microsoft und Teil des MS Office-Pakets, zumindest in der PC-Version. Das alleine reicht vielen als Argument gegen Evernote und für OneNote aus. Denn die Integration in andere MS Office-Programme wie Word, Excel und Outlook ist schon genial. Selbst im Internet Explorer gibt es ein Symbol zum schnellen Erfassen von Notizen.

Aufbau von OneNote
Wer sich in Microsoft Office schon ein bißchen auskennt, wird in OneNote keine Probleme haben mit den Registerkarten-Menü zurecht zu kommen.

Auf der linken Seite befinden sich die Notizbücher die man natürlich selber nach Themen erstellen kann, wie z.B. Schule, Arbeit, Ideen, etc. Im oberen Bereich befinden sich die Registerkarten für das einzelne Notizbuch, welche man auch gut weiter verschachteln und in Gruppierungen ablegen kann. Zum Schluss vom Aufbau findet man auf der rechten Seite die Notizenseiten die unter der jeweiligen Registerkarte angezeigt werden. Die Registerkarte „Nicht abgelegte Notizen“ ist eine besondere Karte die die Zwischengespeicherten Notizen in neuen Seiten aufnimmt.

Die Seiten kann man sich vorstellen wie Endlospapier in einem Drucker und nicht wie in Word das es sauber nach einzelnen Seiten getrennt wird. Man soll halt genug Platz für die Notizen haben, welches ich persönlich sehr praktisch finde.

Cloud Technik
Microsoft OneNote ist auch sehr gut über mobile Endgeräte einsetzbar welches sich über die Cloud von Microsoft synchronisiert. Die Apps sind für Apple (iOS) und Android Geräte kostenlos verfügbar.

Notizen erstellen und wiederfinden
Um auf den Seiten Notizen ablegen zu können brauch man einfach nur auf die Stelle in der Seite klicken und man kann sofort Notizen eingeben.
Um die Notizen zu strukturieren ist es möglich unter „Start“  sogenannte „Kategorien“ zu benutzen. Diese benutzten Kategorien kann man über das gesamte Dokument über den Button „Kategorien suchen“ wiederfinden.

Besprechungsnotizen mit Microsoft Outlook erstellen
OneNote klinkt sich zusätzlich in die verschiedenste Office Produkte wie z.B. Microsoft Word oder Microsoft Outlook. In Outlook hat man die Möglichkeit über eine Besprechung sogenannte Besprechungsnotizen sehr leicht zu erstellen.

Die Besprechungsnotiz wird dann in OneNote mit einem Verweis in der Besprechung erstellt, sodass man einmal von Outlook und einmal von der OneNote Seite darauf navigieren kann. Wenn alle Informationen in dem Meeting zusammengetragen sind, dann kann man diese sehr einfach über die „Start“ Registerkarte mit dem Befehl „Seite per E-Mail senden“ an alle Meetings Teilnehmer versenden.

Zu Webseiteninhalten Notizen anlegen
Eine weitere Methode um Informationen mit Microsoft OneNote zu sammeln ist die Clipping Methode.
Wenn man im Internet einen interessanten Artikel oder Informationen entdeckt, kann man diese markieren und über das Kontextmenü einfach an OneNote senden um diese Auswahl zu kopieren.

Eine zusätzliche Referenz, woher man diese Information hat, wird ebenfalls eingetragen.

Danach dürften Sie die passende Entscheidungsgrundlage haben, um sich für eines der beiden Werkezeug zu entscheiden – sofern Sie das wollen, versteht sich.

Tipps & Tricks für Outlook – Nachrichten erneut senden, zurückrufen oder zurückrufen und erneut senden

Wer kennt das nicht: Noch schnell die Mail versenden, um dann festzustellen, dass ich den Anhang vergessen habe. Oder ich habe eine Mail versendet, die ich am allerliebsten wieder zurückrufen möchte.

Alle Versionen von Outlook bieten die Möglichkeit, Nachrichten erneut zu senden, Nachrichten nur zurückzurufen oder Nachrichten zurückzurufen und erneut zu versenden. Die Funktionen sind allerdings gut versteckt. Sie müssen folgendes tun: Öffnen Sie aus dem Ordner „Gesendete Objekte“ die Mail um die es geht.

Wenn Sie den Menüpunkt „Diese Nachricht erneut senden“ klicken, wird eine neue Mail mit demselben Inhalte geöffnet. Nehmen Sie Ihre Veränderungen vor und klicken Sie auf SENDEN.

Wenn Sie den Menüpunkt „Diese Nachricht zurückrufen“ klicken, erscheint folgender Dialog:


 

Hier können Sie wählen, ob Sie die ungelesene Nachricht löschen oder die ungelesene Nachricht durch eine neue Nachricht ersetzen wollen. Wichtig dabei ist: Der Empfänger darf diese Mail noch nicht geöffnet haben!

Ob Sie dem Empfänger mitteilen möchten, dass Sie eine Nachricht zurückgerufen oderes versucht haben, steuern Sie über den Haken in der Checkbox „Ergebnis des Nachrichtenrückrüfs für jeden Empfänger mitteilen“.

Viel Erfolg!

Mit XBook die XING-Kontakte als iPhone Adressebuch verwalten

In unserer Reihe der nützlichen Apps für den Berufsalltag möchte ich Ihnen heute eine App vorstellen, mit der Sie XING-Kontakte als iPhone Adressbuch verwalten können. Damit ist auch schon gesagt, dass es diese App nur für das iPhone gibt.

Die App XBook ist sozusagen eine Schnittstelle zwischen XING und Ihrem iPhone. Die App ist weiteres Adressbuch, mit dem Sie Ihre XING Kontakte anrufen oder ihr eine Nachricht zukommen lassen können, ohne sich bei XING einloggen zu müssen. Einfach ein Mal mit dem XING-Konto verbinden, App öffnen, Kontakt wie im Standard iOS-Adressbuch auswählen und anrufen. Mega-praktisch.

Gut ist auch, dass Sie mit XBook einzelne XING-Kontakte Ihrem iOS-Adressbuch hinzufügen oder bestehende Kontakte des iOS-Adressbuches um die jeweiligen XING-Kontaktdaten ergänzen können.

Mein Fazit: Wenn Sie mit XING arbeiten und viele Kontakt aktiv nutzen, macht Ihnen dieser App das Leben leichter. In Punkto Datenschutz versichern Ihnen die Hersteller und XING keine Verwendung Ihrer Kontakte für andere Zwecke zu.

Preis: kostenlos

Dateiversand per File-Sharing statt E-Mail – so geht’s

Wer im Arbeitsalltag schnell man 10, 20 oder 50 Megabyte an einen Kunden, Partner oder Lieferanten/Dienstleister versenden muss, ist mit dem Medium E-Mail oft schlecht bedient. Entweder sperren die E-Mail Clients beim Versender oder Empfänger solche großen Dateianhänge direkt oder – falls sie durchgelassen werden – die dicken Mails beschäftigen den Mailserver dermaßen, dass alle Kollegen in Pause gehen können. Das ist vielleicht ein wenig übertrieben, weil doch immer mehr Unternehmen mit leistungsfähigen Breitbandanschlüssen ausgestattet sind, aber ein Funken Wahrheit ist schon dabei.

Zum Glück gibt es Cloud-Dienste wie Dropbox, Wuala, SkyDrive oder Google Drive usw. Die meisten Dienste bieten die Option an, Dateien freizugeben und mit anderen zu teilen. Doch es gibt auch Services, die nur für das File-Sharing entwickelt wurden. Die haben im Vergleich zu Dropbox & Co. viele Vorteile: Weder der Versender noch der Empfänger muss sich anmelden und der Mailverkehr (bzw. beide Mailserver) wird nicht belastet.

Ich habe mir einen dieser File-Sharing Dienste näher angesehen: WeTransfer.

WeTransfer ist eine sogenannte Web-App, die es Ihnen ermöglicht, ganz unkompliziert, kostenlos und ohne Anmeldung Dateien bis zu 2 GByte pro Übertragungsvorgang online zu versenden, und zwar an bis zu 20 E-Mail-Empfänger. Einfach Dateien anfügen, die E-Mail-Adresse des Empfänger sowie Ihre eigene angeben und absenden. Ihre Dateien werden dann auf den Server der Web-App geladen und dort zwei Wochen gespeichert. Innerhalb dieser Zeit kann laut Hersteller nur der Mail-Empfänger auf die Dateien zugreifen. Eine explizite Sicherheit für Ihre Daten gibt Ihnen der Hersteller aber nicht. Hier liegt natürlich der Haken bei der Sache. Mehr Sicherheit durch einen Passwortschutz bekommt man, wenn man sich für einen Plus-Account für zehn Euro im Monat entscheidet. Dazu gibt es dann auch bis zu 10 GByte Transfer (statt 2 GByte), eigene URLs und 50 GByte Langzeitspeicher.

Was aber mit den Daten auf dem Server von WeTransfer passiert, ist unklar. Klar ist aber, dass WeTransfer zumindest den europäischen Datenschutzgesetzen unterliegt, weil das Unternehmen in Amsterdam sitzt und nicht in den USA. Dennoch sollten keine vertraulichen Daten mit diesem oder irgendeinem anderen Massen-Cloud-Dienst versendet werden. Aber für Grafikdateien, Präsentationen und PDF-Broschüren reicht es allemal.

Weitere File-Sharing Dienste hat übrigens das t3n Magazin getestet. Die Übersicht finden Sie hier.

Tipps & Tricks für Excel – Tipp 043: Über bedingte Formatierung den höchsten Eintrag feststellen

Wenn man in Excel in z.B.: einer Summenzeile immer die höchste Summe farblich gekennzeichnet haben möchte, könnte man dies wie folgt über die bedingte Formatierung lösen.

Zunächst habe ich eine kleine Beispiel-Liste die folgendermaßen aussieht:

Im nächsten Schritt wird die Summenzeile markiert:

Nun geht man über „Start“ –> „Bedingte Formatierung“ und wählt dort den Eintrag „Obere 10 Elemente“

Man kann schon erkennen was Excel in der Live-Vorschau hervorhebt, nämlich die obersten 10 Elemente.

Wenn man jetzt die Zahl 10 durch die Zahl 1 ersetzt wird immer die höchste Summe durch die gewählte Formatierung (hier z.B.: hellrote Füllung 2) automatisch formatiert.
Hier das Ergebnis:

…und hier habe ich mal im Januar den Eintrag bei „Meier“ auf 3000,00 € geändert:

Nun viel Spaß beim Nachmachen.