Archiv der Kategorie: Tipps & Tricks

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Tricks für Excel 2013 – Tipp 042: Schnellanalyse für Excel Daten

Um in Excel zu erfahren was mit den erstellten Tabellen so alles möglich ist, musste man schon genau wissen wo man welche Funktion findet und anwendet.

In Excel 2013 gibt es ein kleines, aber sehr nützliches Werkzeug um genau das zu sehen was mit den Daten möglich ist. Dieses Werkzeug nennt sich „Schnellanalyse“ und öffnet sich automatisch wenn man mindestens 2 Zellen mit Daten markiert.

Wenn man nun über die Schaltfläche die Maus bewegt öffnet sich die Schnellanalyse und man kann über die einzelnen Bereiche (Formatierung, Diagramme, Ergebnisse, Tabellen und Sparklines) navigieren, um dann über die Live-Vorschau das Ergebnis zu sehen.

Man brauch nur noch mit einem Klick bestätigen und das gewählte Objekt wird in das Tabellenblatt oder in die Tabelle eingefügt.

Die Autokorrektur unter iOS austricksen

Nutzer von iPhone und iPad kennen das Problem: Beim Schreiben von Texten für SMS, Notizen und E-Mails schlägt die Autokorrektur oft seltsame Alternativen vor, während das eigentliche Wort nicht erkannt wird. Bei oft wiederkehrenden Begriffen ist die eigentlich nützliche Autokorrektur schon ziemlich nervig.

Abhilfe schafft hier die Vorgehensweise, die Apple vorschlägt: Die Autokorrektur immer wieder ablehnen, bis das System das korrekte Wort abgespeichert hat.
Alternativ kann man das Wort als Tastatatur-Kürzel anlegen.

In Cashys-Blog habe ich einen Tipp gefunden, der simpel ist und wirklich funktioniert.
Um der Autokorrektur das neue Wort beizubringen, muss man lediglich den Safari-Browser öffnen und das Wort, das man haben möchte, in die Adresszeile des Browsers eingeben und danach suchen. Die Autokorrektur springt hier nicht an. Hat man nach dem Wort gesucht, wird dieses nicht mehr von der Autokorrektur automatisch verbessert, sondern es erscheint das Wort, das man auch möchte.

Tricks für PowerPoint – Tipp 041 – Einzelne Zellen, Zeilen oder Spalten in Tabellen animieren

Seit PowerPoint 2007 ist es nicht mehr möglich, die Inhalte von Tabellen (einzelne Zellen, Zeilen oder Spalten) innerhalb einer Folie zu animieren. Bis PowerPoint 2003 wurden Tabellen als eine Gruppe von Formen behandelt und man konnte für Teilbereiche einer Tabelle die Gruppierung aufheben und diese Bereiche animieren. Mit den nachstehend beschriebenen Schritten können Sie jedoch den Effekt einer Animation von Tabellenteilbereichen imitieren.

  1. Klicken Sie in die Tabelle, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Kopieren.
  2. Klicken Sie in der Gruppe Zwischenablage auf den Pfeil unter Einfügen, und klicken Sie dann auf Inhalte einfügen.
  3. Klicken Sie auf Bild (Erweiterte Metadatei), und klicken Sie dann auf OK.
    Mit dem Format „Erweiterte Metadatei“ wird verhindert, dass das eingefügte Tabellenbild an Qualität verliert.
  4. Klicken Sie unter Bildtools auf der Registerkarte Format in der Gruppe Anordnen auf Gruppierung und dann auf Gruppierung aufheben.
    Wenn Sie aufgefordert werden, das Bild in ein Microsoft Office-Zeichnungsobjekt zu konvertieren, klicken Sie auf Ja.
  5. Klicken Sie unter Zeichentools auf der Registerkarte Format in der Gruppe Anordnen auf Gruppierung und dann auf Gruppierung aufheben.

Nun können Sie einzelne Bereiche der Tabelle neu gruppieren und dann wie Grafiken animieren.

Tipps und Tricks für Excel – Tipp 040: Duplikate entfernen

In MS Excel 2010 gibt es im Register „Daten“, Gruppe „Datentools“ die interessante Funktion „Duplikate entfernen“, siehe folgendes Symbol:

In Listen (aktuell von Microsoft als Tabellen bezeichnet) kann man mit dieser Funktion doppelte Datensätze entfernen lassen. Die Stärke der Funktion liegt darin, dass flexibel bestimmt werden kann, welche Felder der Liste auf doppelt geprüft werden soll. Im Folgenden der Auswahl–Dialog für eine Adressliste:

Hier wurden alle Felder aktiviert. Der folgende Meldungs–Dialog nach Bestätigen der obigen Auswahl demonstriert aber auch, dass diese Funktion mit Vorsicht anzuwenden ist:

Der erste gefundene Datensatz bleibt erhalten, die übrigen werden gelöscht. Man wird also nur noch über das Resultat der Funktion informiert, Einfluss nehmen bzw. den Vorgang abbrechen kann man nicht mehr. Nachdem man die Meldung bestätigt hat ist es natürlich noch möglich, den Vorgang rückgängig zu machen.
Hinweis: die Funktion sollte erst Mal in einer Kopie ausprobiert werden.

Tipps und Tricks für Outlook – Tipp 039: Eine Mail schnell in einen Termin oder in eine Aufgabe überführen

In aller Regel bedeutet die Ankunft einer neuen Mail Arbeit. Oft entsteht aus der Mail ein Termin oder eine Aufgabe für mich. Es gibt in Outlook eine sehr einfache Möglichkeit, eine Mail schnell in einen Termin oder Aufgabe zu überführen.

Klicken Sie die Mail in Ihrem Posteingang mit der rechten Maustaste an und halten diese gedrückt. Dann ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die Mail zum Beispiel auf das Kalendersymbol und lassen die Maustaste los. Ihr Outlookfenster sieht jetzt so aus:

Wählen Sie eine der Möglichkeiten aus dem Kontextmenü. Bei allen Auswahlen wird ein neues Terminelement angezeigt. Wenn Sie die Auswahl „Hierhin verschieben als Termin mit Anlage“, dann liegt die Mail an Anhang im Termin und wird aus dem Posteingang gelöscht. Bei allen anderen Auswahlen bleibt die Mail im Posteingang erhalten

Im Beispiel sehen Sie Outlook 2010. Es funktioniert aber mit allen Outlook-Versionen.

Tricks für PowerPoint – Tipp 038: Präsentationen unter Kontrolle

Wer kennt die Situation als Moderator nicht, während einer PowerPoint Präsentation die Aufmerksamkeit auf sich zu lenken, sodass die Zuhörer wieder Ihnen als Moderator zuhören anstatt stupide auf die gezeigte Folie zu schauen.

Dies gelingt ganz einfach, indem man während der aktiven Präsentation mit der Taste „W“ oder „B“ die Folien ganz weiß (W=white) oder ganz schwarz (B = black) schaltet.

Ein anderer Fall wäre dass man während der laufenden Präsentation eine andere Folie zeigen möchte. Anstatt wie „wild“ in den Folien zu navigieren oder irgendwelche Kontextmenüs aufzurufen kann man ganz einfach mit „Foliennummer“ + ENTER zu der dementsprechenden Folie navigieren, ohne dass es die Zuhörer mitbekommen. Dies ist besonders dann praktisch wenn die Moderatoransicht aus technischer Sicht nicht einsetztbar ist.

Bilder (z.B. Unterschriften) nachträglich in PDF einfügen

Sie kennen vielleicht das Problem: Sie erhalten ein PDF-Dokument und brauchen nur noch eine Unterschrift zu leisten. Auch der Rückversand des Dokumentes soll digital per E-Mail erfolgen.

Bis war das Prozedere sehr lästig, weil es nicht gelang, eine Unterschrift als Bild nachträglich in das PDF einzufügen. Das Resultat war, dass das PDF ausgedruckt, unterschrieben, wieder gescannt und dann versendet werden musste.

Nun habe ich endlich einen Workaround gefunden, der das Einfügen von Bilder in PDF einfach möglich macht. Dazu kopiert man ein Bild z.B. aus Word in die Zwischenablage und öffnet das betreffende PDF. Dann wählt man auf der Werkzeugleiste „Kommentieren“ aus dem Menü „Stempel-Werkzeug“ das Werkzeug „Bild aus Zwischenablage als Stempel verwenden“. Das Bild kann nun mit dem Stempel an die entsprechende Stelle eingefügt werden. Abschließend kann man das Bild verschieben, verkleinern oder vergrößern. Ganz simpel.

Wichtig ist: Man benötigt dafür den Acrobat Professional.

Tipps und Tricks für Windows – Tipp 038: Drucken mit dem Windows-Explorer? Kein Problem

Normalerweise drucken Anwender Ihre Dokumente über die eigentliche Anwendung wie z.B. Microsoft Word, Excel etc.
Wenn man ein bestehendes Dokument einfach nur drucken möchte, dann reicht es dass man im Windows-Explorer auf der Datei einen Klick mit der rechten Maustaste macht und dann auf Drucken klickt. Es wird das Dokument mit dem Standard-Drucker und den Standardeinstellungen ausgedruckt.

Tipps und Tricks für Excel – Tipp 036: Datenschnitte für Tabellen

In Excel 2010 gab es eine neue Funktion, um Pivot-Tabellen/Diagramme eleganter zu filtern, nämlich die sogenannten „Datenschnitte“. Leider mit der Einschränkung das diese nur auf der Pivot Funktion beschränkt waren.

Seit der neuen Version Excel 2013 ist dies nun auch auf „normalen“ in Excel definierten Tabellen möglich.
Als Erstes muss man aus der einfachen Liste eine Tabelle erzeugen. Dies passiert in dem man unter „Einfügen“ auf „Tabelle“ drückt.

Als nächsten Schritt kann man nun einen oder mehrere Datenschnitte einfügen. Dies wird auch unter der Registerkarte „Einfügen“ aktiv.

Es öffnet sich ein Fenster um den passenden Datenschnitt (Filter) auszuwählen

Nun kann man über die erzeugten „Schalter“ ganz simpel die Liste Filtern.

Im Datenschnitt kann man mit der STRG Taste eine Mehrfachauswahl oder mit der SHIFT Taste eine Von-bis Markierung die Daten filtern.