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Tipps & Tricks für Excel – Tipp 045: Zeitangaben einfach

In Excel kann man Datumsangaben bequem auf dem Nummernblock eingeben, da amerikanische Konventionen (z. B. Komma also Trennzeichen) zulässig sind.

Bei Zeitangaben gibt es diese Alternative nicht. Man ist also normalerweise gezwungen, einen Doppelpunkt als Trenner zu benutzen.
Es gibt aber einen einfachen Trick, um dies zu umgehen: man gibt in der AutoKorrektur eine Tastenkombination an (z. B. zwei Kommata hintereinander), die automatisch zum Doppelpunkt umgewandelt wird.
Die AutoKorrektur–Optionen findet man im Datei–Register, Optionen, Dokumentprüfung als Schaltfläche oben rechts. Der folgende Screenshot zeigt den neuen Eintrag:

Tipps & Tricks für Excel – Tipp 044: Einfacher Fehler abfangen mit WENNFEHLER

Wenn eine Formel oder Funktion in Excel einen Fehler liefert sollte sich dieser nicht als Fehlerwert in der Zelle zeigen (z. B. #WERT!), sondern benutzerfreundlich abgefangen werden.

Dazu gibt es seit Excel 2007 die Funktion WENNFEHLER. Vorher musste dazu ein
verschachtelter Ausdruck mit der WENN-Funktion und meist der ISTFEHLER-Funktion benutzt werden, was verhältnismäßig aufwendig war.

Die Funktion lässt sich so beschreiben:
=WENNFEHLER(Wert;Wert_falls_Fehler)

Beispiel: die Formel =A1/B1 führt bei einer leeren Zelle B1 zu dem Fehler #DIV/0!
Soll in dem Falle die Ergebiszelle einfach leer bleiben heißt der passende Ausdruck:
=WENNFEHLER(A1/B1;““)

Das erste Argument gibt also die auszuführende Formel oder Funktion an, das zweite
die Aktion, die im Falle eines Fehlers ausgeführt werden soll.

Beispiel mit der SVERWEIS-Funktion:
=WENNFEHLER(SVERWEIS($A$1; A5:H100; 2; FALSCH); „Kunde existiert nicht.“)
In der Zelle A1 steht eine Kunden-Nr., mit der in der Matrix A5:H100 ein Firmenname
zurückgegeben werden soll. Wird die Kunden-Nr. nicht gefunden, wird in die Ergebniszelle der Text „Kunde existiert nicht.“ geschrieben.

Viel Erfolg bei der Anwendung.

Tipps & Tricks für Excel – Tipp 043: Über bedingte Formatierung den höchsten Eintrag feststellen

Wenn man in Excel in z.B.: einer Summenzeile immer die höchste Summe farblich gekennzeichnet haben möchte, könnte man dies wie folgt über die bedingte Formatierung lösen.

Zunächst habe ich eine kleine Beispiel-Liste die folgendermaßen aussieht:

Im nächsten Schritt wird die Summenzeile markiert:

Nun geht man über „Start“ –> „Bedingte Formatierung“ und wählt dort den Eintrag „Obere 10 Elemente“

Man kann schon erkennen was Excel in der Live-Vorschau hervorhebt, nämlich die obersten 10 Elemente.

Wenn man jetzt die Zahl 10 durch die Zahl 1 ersetzt wird immer die höchste Summe durch die gewählte Formatierung (hier z.B.: hellrote Füllung 2) automatisch formatiert.
Hier das Ergebnis:

…und hier habe ich mal im Januar den Eintrag bei „Meier“ auf 3000,00 € geändert:

Nun viel Spaß beim Nachmachen.

Tipps und Tricks für Excel – Tipp 040: Duplikate entfernen

In MS Excel 2010 gibt es im Register „Daten“, Gruppe „Datentools“ die interessante Funktion „Duplikate entfernen“, siehe folgendes Symbol:

In Listen (aktuell von Microsoft als Tabellen bezeichnet) kann man mit dieser Funktion doppelte Datensätze entfernen lassen. Die Stärke der Funktion liegt darin, dass flexibel bestimmt werden kann, welche Felder der Liste auf doppelt geprüft werden soll. Im Folgenden der Auswahl–Dialog für eine Adressliste:

Hier wurden alle Felder aktiviert. Der folgende Meldungs–Dialog nach Bestätigen der obigen Auswahl demonstriert aber auch, dass diese Funktion mit Vorsicht anzuwenden ist:

Der erste gefundene Datensatz bleibt erhalten, die übrigen werden gelöscht. Man wird also nur noch über das Resultat der Funktion informiert, Einfluss nehmen bzw. den Vorgang abbrechen kann man nicht mehr. Nachdem man die Meldung bestätigt hat ist es natürlich noch möglich, den Vorgang rückgängig zu machen.
Hinweis: die Funktion sollte erst Mal in einer Kopie ausprobiert werden.

Tipps und Tricks für Excel – Tipp 036: Datenschnitte für Tabellen

In Excel 2010 gab es eine neue Funktion, um Pivot-Tabellen/Diagramme eleganter zu filtern, nämlich die sogenannten „Datenschnitte“. Leider mit der Einschränkung das diese nur auf der Pivot Funktion beschränkt waren.

Seit der neuen Version Excel 2013 ist dies nun auch auf „normalen“ in Excel definierten Tabellen möglich.
Als Erstes muss man aus der einfachen Liste eine Tabelle erzeugen. Dies passiert in dem man unter „Einfügen“ auf „Tabelle“ drückt.

Als nächsten Schritt kann man nun einen oder mehrere Datenschnitte einfügen. Dies wird auch unter der Registerkarte „Einfügen“ aktiv.

Es öffnet sich ein Fenster um den passenden Datenschnitt (Filter) auszuwählen

Nun kann man über die erzeugten „Schalter“ ganz simpel die Liste Filtern.

Im Datenschnitt kann man mit der STRG Taste eine Mehrfachauswahl oder mit der SHIFT Taste eine Von-bis Markierung die Daten filtern.

Tipps & Tricks für Excel – Tipp 034: Excel´s geheime Startparameter

Excel verfügt ähnlich wie andere Office Programme über sogenannte Startparameter (Schalter). Einige sind in der Hilfe dokumentiert einige nicht.

Hier eine Übersicht nützlicher Startparameter:
– Excel /e öffnet Excel, ohne ein Dokument zu starten
– Excel / p <Pfad> startet Excel und legt den angegebenen Pfad als Arbeitsordner fest
– Excel / r <Dateiname>“ startet ein Dokument schreibgeschützt
– Excel /t etwa startet Excel ohne vorhandene Autoopen-Makros auszuführen
– Excel /i lädt das Programm dagegen im Vollbildmodus

Tipps & Tricks für MS-Office – Tipp 028: Excel versteckte Auswahlliste

Excel bietet eine kleine versteckte, aber dennoch spraktische Auswahlhilfe bei längeren Listen.

Unterhalb einer bestehenden Liste einfach mit der rechten Maustaste klicken und es öffnet sich das Kontextmenu indem man die „Dropdown-Auswahlliste…“ anwählen kann:

Dann kann man bequem eines der Elemente aus der oberen Liste auswählen und in die aktive Zelle eintragen.

 Für Freunde des Tastatur ist dieses Auswahlmenü auch mit der Tastenkombination: Alt+ „Pfeil nach unten“ aufrufbar und mit Loslassen der „Alt“-Taste kann mit der „Pfeil nach oben/unten“-Taste in dem Menü hoch-  und runtergescrollt werden, Einfügen der Auswahl mit der Enter-Taste. Mit ein wenig Übung kann man da sehr schnell werden.

Tipps & Tricks für MS-Office – Tipp 018: In Office schnell eine Kopie speichern

Um in Office das „Speichern unter…“ Dialogfeld aufzurufen, reicht es vollkommen aus
auf die Funktionstaste F12 zu drücken und sofort öffnet sich „Speichern unter…“

Tipps & Tricks für MS-Office – Tipp 015: Excel 2010 – Schnell das Datum eingeben

Um in Excel (alle Versionen) schnell das aktuelle Datum einzugeben reicht es aus
in der gerade markierten Zelle STRG + . (Punkt) zu drücken.
Diese Funktion läßt sich auch auf die aktuelle Uhrzeit übertragen, nämlich mit
STRG + : (Doppelpunkt).

YouTube-Video:

Tipps & Tricks für MS-Office – Tipp 010: Excel – Zeilenumbruch in einer Zelle

Um einen mehrzeiligen Text in eine Excel-Zelle einzugeben, kann ich einen Zeilenumbruch mit der Tastenkombination ALT+ENTER erzeugen.

In Excel 2003, 2007 und 2010 getestet.